Cómo hacer una cotización profesional (que sí te compren)
Respuesta corta: una cotización profesional tiene 8 elementos fijos, muestra el IVA desglosado, declara su vigencia y llega en PDF con folio. Puedes armarla en 2 minutos con nuestro generador gratuito — esta guía explica qué va en cada parte y por qué.
Los 8 elementos (en orden)
| # | Elemento | Qué incluir |
|---|---|---|
| 1 | Tus datos | Nombre comercial o razón social, teléfono/WhatsApp, correo; RFC opcional (da seriedad, no es obligatorio en un documento no fiscal) |
| 2 | Datos del cliente | Nombre o empresa y un contacto — dirigida «A quien corresponda» pierde fuerza |
| 3 | Folio y fecha | Consecutivo propio (2026-001…) y fecha de emisión |
| 4 | Vigencia | «Precios válidos por 15 días naturales» (o lo que aguante tu costo de insumos) |
| 5 | Conceptos | Cantidad, descripción específica, unidad, precio unitario e importe por renglón |
| 6 | Totales | Subtotal, IVA 16% desglosado (si eres causante), total con moneda |
| 7 | Condiciones | Anticipo (ej. 50%), forma de pago, tiempo de entrega, qué NO incluye |
| 8 | Cierre | Nombre y firma de quien cotiza + siguiente paso («para confirmar, responda este correo») |
Ejemplo desglosado
Servicio de pintura para oficina, cotizado el 29 de agosto de 2026, vigencia 15 días:
| Cant. | Descripción | P. unitario | Importe |
|---|---|---|---|
| 120 m² | Pintura vinílica en muros, 2 manos, incluye material | $85.00 | $10,200.00 |
| 1 | Resane y sellado de fisuras menores | $1,800.00 | $1,800.00 |
| Subtotal | $12,000.00 | ||
| IVA (16%) | $1,920.00 | ||
| Total MXN | $13,920.00 | ||
Condiciones del ejemplo: anticipo 50% para agendar, saldo contra entrega; tiempo de ejecución 4 días hábiles; no incluye mobiliario ni trabajos en alturas mayores a 3 m.
Los 5 errores que cuestan ventas
- Cotizar sin IVA y cobrarlo después. El total de la cotización debe ser el total a pagar. Sorprender con el 16% al final rompe la confianza.
- Sin vigencia. Un cliente que regresa a los 4 meses con tu PDF puede exigir precios viejos — y sin vigencia escrita, la discusión la pierdes tú.
- Descripciones vagas. «Trabajo de pintura: $12,000» invita al regateo y al malentendido. El desglose por concepto justifica el precio y delimita el alcance.
- No decir qué NO incluye. La mitad de los conflictos de obra y servicios nacen de alcances implícitos. Una línea de exclusiones vale oro.
- Mandarla editable o sin folio. Un Word editable invita a «ajustar» números; un PDF con folio es tu registro y tu evidencia. El generador resuelve ambos.
¿Y si me la aceptan?
El flujo natural: cotización aceptada → si hay pago, recibo de pago por el anticipo → nota de venta al entregar (o factura CFDI si el cliente la pide — aquí la diferencia). Todos los documentos comparten tus datos y el historial de folios.
Guía verificada el 29 de agosto de 2026. Los documentos descritos son comerciales, sin validez fiscal: la factura electrónica (CFDI) se emite solo vía SAT/PAC.
Preguntas frecuentes
¿Qué debe llevar una cotización para verse profesional?
Ocho elementos: tus datos (nombre o razón social y contacto), los del cliente, folio, fecha de emisión, vigencia de los precios, conceptos desglosados (cantidad, descripción, precio unitario, importe), totales con IVA desglosado si aplica, y condiciones (anticipo, forma de pago, tiempo de entrega).
¿Una cotización me obliga a vender a ese precio?
Mientras esté vigente, es tu oferta formal y el cliente puede aceptarla — por eso SIEMPRE debe llevar vigencia («precios válidos por 15 días naturales»). Vencida la vigencia, cotizas de nuevo sin conflicto.
¿Cotización, presupuesto y proforma son lo mismo?
Cotización y presupuesto se usan como sinónimos en México (presupuesto es más común en obra/servicios). La factura proforma es distinta: simula el formato de una factura para trámites (importaciones, anticipos) pero no tiene validez fiscal — nunca sustituye al CFDI.
¿Debo cobrar IVA en la cotización?
La cotización no causa impuestos (es previa a la venta), pero DEBE mostrar el IVA que la venta causará: cotizar «$10,000» y luego cobrar «$11,600 con IVA» es la fuente #1 de conflictos. Desglosa subtotal, IVA 16% y total.
¿Con qué folio empiezo?
Con cualquiera, pero sé consistente: un consecutivo por año (2026-001, 2026-002…) te permite dar seguimiento y da señal de seriedad. Nuestro generador asigna y recuerda el folio automáticamente.